【中学受験】学校に調査書などの作成をお願いするベストな方法は?どう動けばスムーズ?

今は私立を中心に「ネット出願」を採用している学校が増えてきている上、

添付書類についても「通知表のコピー」で対応可能な学校も多いようですが、

中には、

 

一般入試であっても調査書の提出が必須

願書に学校が記入する欄が存在する

 

など、

出願にあたって

学校に書類作成をお願いする必要が出てくる場合も。

 

うちの娘は全部で3校受験しましたが、

そのうちの2校については

学校に出願書類の作成をお願いしなければなりませんでした。

 

どのように動けばいいか悩んだのですが、

ここでご紹介する方法で先生とコンタクトを取ったところ

スムーズにやり取りができたので、ぜひ参考にしてみてください★

 

 

ギリギリにお願いするのは絶対NG!!!

 

学校の先生は様々な仕事を抱えているため、常に忙しいもの。

だからこそ絶対に避けたいのが

 

ギリギリにお願いをする

 

ということ・・・。

 

入試に関する書類は、

どんなに記入項目が少ないものであっても

 

重要書類

 

という扱いにいなるため、

「サッと書いて終わり」というわけにはいきません。

 

娘の出身小学校の場合は

 

担任の先生が書類を作成する

教務主任の先生が確認

教頭先生が確認

校長先生が最終確認

 

というように、

厳重なチェック体制が敷かれていたようですし、

中学受験をする子が多い学校では

作成する書類の数も膨大になるため、

ギリギリにお願いしてしまうと

 

先生に多大な迷惑をかけてしまう

 

という恐れも。

 

学校に過度な負担を強いないためにも

提出1~2週間前などのギリギリの時期になってからお願いをするのは

絶対に避けるべきです!!!!!

 

 

書類作成の依頼をする時は3つのステップを踏んで!

 

ここからは私が実際に行った依頼方法を

3つのステップに分けてご紹介していきます

 

この方法は、

当時の担任の先生に

 

「とても助かります!」

「本当にありがたいです!」

 

と言っていただけましたので、

かなりおすすめですよ!

 

①前年度入試の要綱を確認して必要書類をチェックする

 

 

 

受験校が決まった時点で

まずは前年度入試の募集要項を確認して

必要書類をチェックしてみましょう。

 

出願方法や入試のスタイルが大きく変わらない限り、

今年度入試で必要になる書類も同じであることが多いので、

「学校に書類作成をお願いする可能性が高い」と判明した場合は、

早いうちに担任の先生にその旨を伝えておくと◎!

 

そうすることで先生側も

「心の準備」をすることができるようです。

 

②今年度入試の要綱・願書を入手したら再度連絡

 

早いところだと夏休みくらいから

今年度入試の要綱や願書の配布が始まるようですが、

それら入手・確認した上で

学校に書類作成依頼をすることが確定したら、

早いうちに担任の先生に連絡を入れ、

どれくらいの時期に書類作成をお願いすれば良いか

しっかり打ち合わせるようにしましょう。

 

この時、

募集要項などの書類のコピーを先生にお渡しすると

スムーズに話が進むと思います。

 

③書類作成を依頼する2週間前くらいにも連絡を!

 

実際に書類作成をお願いする2週間くらい前になったら

確認を兼ねて改めて連絡を入れ、

「書類の受け渡し方法」など、

具体的な段取りを打ち合わせるようにしましょう。

 

先生に確認をせず、

自己判断で

 

子どもに書類を持たせる

アポを取らずに学校に書類を持参する

 

のは

紛失のリスクもありますし、

学校側に迷惑をかけてしまうので絶対にNG!!!

 

重要書類を扱っている

先生に+αの仕事をさせている

 

という意識を忘れずに

1つ1つの行動を慎重に行うのが大切です。

 

 

おわりに

 

たとえ「校名印を押すだけ」「必要箇所に✓を入れるだけ」であっても

出願に必要なものは「重要書類」として扱われます。

 

こちらが思っている以上に慎重な取り扱いがなされるため

「2~3日程度で書いてもらえる」という類のものではありません。

 

どんなに記入項目が少ない場合であっても

事前に担任の先生と話す機会を持ち、

しっかり相談をした上で

書類作成をお願いするようにしましょう。

 

 

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